Ultima revisione: 8 novembre 2026 (2026-11-08)

# Studio che prende appuntamenti

> Medico, legale, estetico: le prenotazioni al telefono.

Sezione: Casi d'uso · Pagina: https://docs.domitilla.ai/caso-studio-agenda.php

Uno studio medico, legale, di estetica o di consulenza riceve molte chiamate per la stessa cosa: prendere o chiedere un appuntamento. Mentre sei con un cliente non puoi rispondere. L'assistente risponde al posto tuo, propone solo orari davvero liberi e salva la prenotazione nella tua agenda.

## Il problema

Il telefono squilla durante le visite e le riunioni, e chi non trova risposta chiama un altro studio. Spesso poi le domande sono sempre le stesse: indirizzo, orari, prezzi delle prestazioni, documenti da portare.

## 1. Le informazioni dello studio

In «Chiamate in entrata › Come risponde › Cosa deve sapere» carica quello che chiedono i pazienti o i clienti:

- Il tuo sito, da «Come risponde › Cosa deve sapere › Sito web».
- Il listino delle prestazioni, con i prezzi per esteso, da «Come risponde › Cosa deve sapere › Documenti e file».
- Indirizzo, parcheggio, documenti da portare, come si paga, in «Come risponde › Cosa deve sapere › Testo libero».
- Le domande più frequenti con la risposta esatta, in «Come risponde › Cosa deve sapere › Domande e risposte».

Prezzi e orari vengono ripetuti come sono scritti. Se un dato non c'è, l'assistente lo dice e non lo indovina.

## 2. Come si presenta

In «Chiamate in entrata › Come risponde › Come deve comportarsi», blocco 1 «Chi è il tuo assistente», scrivi il nome dell'assistente, il nome dello studio, il tono e il saluto iniziale, per esempio «Buongiorno, studio … Come posso aiutarla?».

Nel campo «Istruzioni per l'assistente» puoi aggiungere regole dello studio, per esempio «Non dare indicazioni su cure o terapie: proponi la visita». La voce si sceglie nel blocco 2 «La voce». Vedi [Nome, voce e tono](https://docs.domitilla.ai/comportamento.php).

## 3. Accendi l'agenda

Apri «Chiamate in entrata › Appuntamenti», spunta «L'assistente fissa appuntamenti al telefono» e imposta:

| Campo | Esempio per uno studio |
| --- | --- |
| Giorni e orari | Lunedì–venerdì 9:00–13:00 e 15:00–19:00, sabato chiuso. |
| Durata di un appuntamento | 30 minuti per una visita, 60 per una consulenza. |
| Preavviso minimo (ore) | 24, se non vuoi appuntamenti in giornata. |
| Fino a quanti giorni avanti | 30. |
| Appuntamenti nello stesso orario | 1 se lavora una sola persona, 2 se siete in due. |
| Come lo chiama l'assistente | visita, consulenza, trattamento. |
| Giorni chiusi | Ferie e congressi, uno per riga, per esempio 24/12/2026. |

Premi «Salva l'agenda» e guarda il riquadro «Prossimi orari che proporrebbe»: se gli orari sono quelli giusti, l'agenda è pronta.

> Da sapere: Gli orari dell'agenda sono separati da quelli del servizio. Puoi far rispondere l'assistente tutto il giorno e prendere appuntamenti solo in certi giorni.

## 4. Quando chiedono di parlare con te

Nel blocco 4 «Quando serve una persona» scegli cosa succede se il cliente vuole parlare con lo studio. Per uno studio che lavora su appuntamento di solito conviene «Prende i recapiti o un messaggio per farti richiamare»: non interrompe le visite e richiami tu quando sei libero. Se c'è una segreteria, puoi scegliere di passarle la chiamata. Vedi [Messaggi e passaggio a una persona](https://docs.domitilla.ai/persona.php).

## 5. Prova e collega il numero

1. In «Chiamate in entrata › Come risponde › Mettila alla prova» chiedi prezzi, indirizzo e documenti da portare.
2. In «Chiamate in entrata › Come risponde › Il numero di telefono» collega il numero dello studio. Vedi [Collegare il numero](https://docs.domitilla.ai/numero.php).
3. Chiama da un cellulare e prendi un appuntamento di prova. Poi annullalo dal pannello.

## Al telefono

1. Chi chiama chiede un appuntamento.
2. L'assistente propone al massimo due orari liberi alla volta. Se non vanno bene, ne propone altri, sempre liberi.
3. Chiede il nome. Il telefono è quello da cui si chiama, salvo diversa indicazione.
4. Conferma solo quando l'appuntamento è salvato.

Non propone mai un orario occupato, dentro il preavviso o in un giorno chiuso. Se chi chiama insiste per un orario che non va, lo dice e propone le alternative vere.

## Cosa vedi dopo

- In fondo a «Chiamate in entrata › Appuntamenti», «Appuntamenti fissati» elenca quelli in programma. Con «Annulla» liberi l'orario.
- In «Chiamate in entrata › Chiamate ricevute», con il filtro «Esito» su «Appuntamento», trovi le chiamate che hanno portato a una prenotazione e puoi leggere la conversazione.
- Con l'email a fine chiamata ricevi un messaggio con oggetto «Appuntamento — …», giorno, ora, nome e telefono.
- Con «Crea il link del calendario» gli appuntamenti compaiono anche in Google Calendar, Outlook o sul calendario di iPhone e Mac, di solito con qualche ora di ritardo.

## Da sapere prima di partire

- L'agenda non legge gli impegni che hai su Google Calendar o Outlook. Se prendi un impegno fuori da Domitilla e quel giorno non vuoi appuntamenti, aggiungilo tra i giorni chiusi.
- Non manda promemoria a chi ha prenotato.
- Se registri le chiamate o mandi la conversazione per email, ricorda che contengono dati di chi chiama. Vedi [Dati, registrazioni e privacy](https://docs.domitilla.ai/privacy.php).

Le chiamate si pagano a minuti dal credito: 0,25 € al minuto IVA esclusa, senza canone. Vedi [Prezzi e minuti](https://docs.domitilla.ai/prezzi.php).

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Mediacare Spa · Documentazione Domitilla · https://docs.domitilla.ai/llms.php