Documentazione › Chiamate
Appuntamenti
Ultima revisione:
Se ti serve, l'assistente può fissare appuntamenti al telefono. Propone solo orari liberi della tua agenda, al massimo due alla volta, e conferma a chi chiama solo quando la prenotazione è salvata.
Un esempio dall'inizio alla fine è nel caso d'uso Studio che prende appuntamenti.
Dove si imposta
In Chiamate in entrata › Appuntamenti. L'agenda è per iniziativa: ognuna ha la sua. Per accenderla spunta «L'assistente fissa appuntamenti al telefono» e premi «Salva l'agenda». Se la casella è spenta, l'assistente non propone appuntamenti.
Le impostazioni
| Campo | Cosa indica |
|---|---|
| Giorni e orari | Per ogni giorno, se è aperto e le fasce di mattina e di pomeriggio. |
| Durata di un appuntamento | 15, 20, 30, 45, 60, 90 o 120 minuti. |
| Preavviso minimo (ore) | Quante ore prima, al minimo, si può prenotare. Per esempio 24 per non avere appuntamenti per il giorno stesso. |
| Fino a quanti giorni avanti | Quanto lontano nel tempo si può prenotare. |
| Appuntamenti nello stesso orario | Quanti appuntamenti possono esserci alla stessa ora. Metti 1 se c'è una sola persona disponibile. |
| Come lo chiama l'assistente | La parola che usa al telefono: visita, sopralluogo, consulenza. |
| Giorni chiusi | Uno per riga, con l'anno, per esempio 25/12/2026. |
Gli orari dell'agenda sono separati dagli orari del servizio che imposti in Chiamate in entrata › Come risponde › Come deve comportarsi: puoi rispondere al telefono tutto il giorno e prendere appuntamenti solo il martedì e il giovedì.
L'anteprima degli orari
Nel riquadro «Prossimi orari che proporrebbe» vedi i primi orari liberi calcolati con le tue regole, uno per giorno. È il modo più semplice per controllare di aver impostato bene durata, preavviso e giorni. Se il riquadro dice «Nessun orario libero nel periodo impostato», controlla giorni aperti, fasce e giorni chiusi.
Al telefono
- Quando chi chiama vuole un appuntamento, l'assistente propone al massimo due orari liberi alla volta.
- Se non vanno bene, ne propone altri, sempre tra quelli liberi.
- Chiede il nome. Il telefono è quello da cui si chiama, salvo diversa indicazione.
- Prenota e conferma solo quando l'appuntamento è salvato.
Non propone mai un orario occupato o fuori dalle tue regole. Se chi chiama chiede un orario che non va bene, l'assistente lo rifiuta e propone le alternative vere.
Gli appuntamenti fissati
In fondo alla stessa pagina, «Appuntamenti fissati» elenca quelli in programma. Con «Annulla» lo cancelli e l'orario torna libero. Nella pagina Chiamate in entrata › Chiamate ricevute le chiamate che hanno portato a un appuntamento hanno l'esito «Appuntamento», e con il filtro «Esito» le trovi tutte.
Se hai attivato l'email a fine chiamata, l'email riporta anche l'appuntamento.
Gli appuntamenti nel tuo calendario
In fondo alla pagina dell'agenda, nel riquadro «Gli appuntamenti nel tuo calendario», premi Crea il link del calendario. Poi scegli dove aggiungerlo:
- Google Calendar, cioè anche il calendario di Gmail: premi «Aggiungi a Google Calendar (Gmail)» e conferma. Se nel browser hai più account Google aperti, controlla che sia quello giusto.
- Outlook: premi «Aggiungi a Outlook». Con Outlook aziendale (Microsoft 365) usa «Aggiungi calendario» › «Sottoscrivi dal Web» e incolla il link.
- iPhone e Mac: premi «iPhone e Mac» e conferma l'iscrizione al calendario.
Da quel momento gli appuntamenti fissati al telefono compaiono nel tuo calendario con nome, telefono e motivo. Quelli annullati spariscono. Il calendario controlla gli aggiornamenti da solo, di solito più volte al giorno, quindi un appuntamento appena preso può comparire con qualche ora di ritardo: in tempo reale lo vedi sempre nel pannello.
Il link contiene i dati di chi prenota: dallo solo a chi lavora con te. Se pensi che l'abbia qualcuno che non deve, premi «Cambia il link»: quello di prima smette subito di funzionare.
Cosa non fa ancora
- L'agenda non legge gli impegni che hai su Google Calendar o Outlook, quindi non sa se in quell'orario hai già altro. Questa lettura è in preparazione.
- Non manda promemoria a chi ha prenotato.
Se usi anche un altro calendario, tieni il pannello allineato: quando prendi un impegno fuori da Domitilla, e quel giorno non vuoi altri appuntamenti, aggiungilo tra i giorni chiusi.
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