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Studio che prende appuntamenti
Ultima revisione:
Uno studio medico, legale, di estetica o di consulenza riceve molte chiamate per la stessa cosa: prendere o chiedere un appuntamento. Mentre sei con un cliente non puoi rispondere. L'assistente risponde al posto tuo, propone solo orari davvero liberi e salva la prenotazione nella tua agenda.
Il problema
Il telefono squilla durante le visite e le riunioni, e chi non trova risposta chiama un altro studio. Spesso poi le domande sono sempre le stesse: indirizzo, orari, prezzi delle prestazioni, documenti da portare.
1. Le informazioni dello studio
In Chiamate in entrata › Come risponde › Cosa deve sapere carica quello che chiedono i pazienti o i clienti:
- Il tuo sito, da Come risponde › Cosa deve sapere › Sito web.
- Il listino delle prestazioni, con i prezzi per esteso, da Come risponde › Cosa deve sapere › Documenti e file.
- Indirizzo, parcheggio, documenti da portare, come si paga, in Come risponde › Cosa deve sapere › Testo libero.
- Le domande più frequenti con la risposta esatta, in Come risponde › Cosa deve sapere › Domande e risposte.
Prezzi e orari vengono ripetuti come sono scritti. Se un dato non c'è, l'assistente lo dice e non lo indovina.
2. Come si presenta
In Chiamate in entrata › Come risponde › Come deve comportarsi, blocco 1 «Chi è il tuo assistente», scrivi il nome dell'assistente, il nome dello studio, il tono e il saluto iniziale, per esempio «Buongiorno, studio … Come posso aiutarla?».
Nel campo «Istruzioni per l'assistente» puoi aggiungere regole dello studio, per esempio «Non dare indicazioni su cure o terapie: proponi la visita». La voce si sceglie nel blocco 2 «La voce». Vedi Nome, voce e tono.
3. Accendi l'agenda
Apri Chiamate in entrata › Appuntamenti, spunta «L'assistente fissa appuntamenti al telefono» e imposta:
| Campo | Esempio per uno studio |
|---|---|
| Giorni e orari | Lunedì–venerdì 9:00–13:00 e 15:00–19:00, sabato chiuso. |
| Durata di un appuntamento | 30 minuti per una visita, 60 per una consulenza. |
| Preavviso minimo (ore) | 24, se non vuoi appuntamenti in giornata. |
| Fino a quanti giorni avanti | 30. |
| Appuntamenti nello stesso orario | 1 se lavora una sola persona, 2 se siete in due. |
| Come lo chiama l'assistente | visita, consulenza, trattamento. |
| Giorni chiusi | Ferie e congressi, uno per riga, per esempio 24/12/2026. |
Premi «Salva l'agenda» e guarda il riquadro «Prossimi orari che proporrebbe»: se gli orari sono quelli giusti, l'agenda è pronta.
Gli orari dell'agenda sono separati da quelli del servizio. Puoi far rispondere l'assistente tutto il giorno e prendere appuntamenti solo in certi giorni.
4. Quando chiedono di parlare con te
Nel blocco 4 «Quando serve una persona» scegli cosa succede se il cliente vuole parlare con lo studio. Per uno studio che lavora su appuntamento di solito conviene «Prende i recapiti o un messaggio per farti richiamare»: non interrompe le visite e richiami tu quando sei libero. Se c'è una segreteria, puoi scegliere di passarle la chiamata. Vedi Messaggi e passaggio a una persona.
5. Prova e collega il numero
- In Chiamate in entrata › Come risponde › Mettila alla prova chiedi prezzi, indirizzo e documenti da portare.
- In Chiamate in entrata › Come risponde › Il numero di telefono collega il numero dello studio. Vedi Collegare il numero.
- Chiama da un cellulare e prendi un appuntamento di prova. Poi annullalo dal pannello.
Al telefono
- Chi chiama chiede un appuntamento.
- L'assistente propone al massimo due orari liberi alla volta. Se non vanno bene, ne propone altri, sempre liberi.
- Chiede il nome. Il telefono è quello da cui si chiama, salvo diversa indicazione.
- Conferma solo quando l'appuntamento è salvato.
Non propone mai un orario occupato, dentro il preavviso o in un giorno chiuso. Se chi chiama insiste per un orario che non va, lo dice e propone le alternative vere.
Cosa vedi dopo
- In fondo a Chiamate in entrata › Appuntamenti, «Appuntamenti fissati» elenca quelli in programma. Con «Annulla» liberi l'orario.
- In Chiamate in entrata › Chiamate ricevute, con il filtro «Esito» su «Appuntamento», trovi le chiamate che hanno portato a una prenotazione e puoi leggere la conversazione.
- Con l'email a fine chiamata ricevi un messaggio con oggetto «Appuntamento — …», giorno, ora, nome e telefono.
- Con «Crea il link del calendario» gli appuntamenti compaiono anche in Google Calendar, Outlook o sul calendario di iPhone e Mac, di solito con qualche ora di ritardo.
Da sapere prima di partire
- L'agenda non legge gli impegni che hai su Google Calendar o Outlook. Se prendi un impegno fuori da Domitilla e quel giorno non vuoi appuntamenti, aggiungilo tra i giorni chiusi.
- Non manda promemoria a chi ha prenotato.
- Se registri le chiamate o mandi la conversazione per email, ricorda che contengono dati di chi chiama. Vedi Dati, registrazioni e privacy.
Le chiamate si pagano a minuti dal credito: 0,25 € al minuto IVA esclusa, senza canone. Vedi Prezzi e minuti.
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