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Chiamate in uscita
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Oltre a rispondere, l'assistente può chiamare una lista di contatti: per qualificare un interesse, fissare un appuntamento, presentare un'offerta, fare un sondaggio o ricordare una scadenza. Ogni campagna è un'attività separata, con il suo messaggio, la sua lista e i suoi orari.
Se vuoi vedere una campagna completa, dal file CSV agli esiti, leggi il caso d'uso Richiamare una lista di clienti.
Prima di cominciare
- Le campagne si possono preparare subito, ma le chiamate in uscita si attivano solo dopo la prima ricarica del credito. Con il solo credito di prova la campagna resta pronta e si avvia appena hai ricaricato.
- Le chiamate delle campagne si pagano a minuti dal credito, come le altre.
- Sei tu il responsabile della lista: devi avere una base giuridica per chiamare ogni persona (consenso o legittimo interesse), verificare il Registro pubblico delle opposizioni, rispettare gli orari consentiti e le richieste di non essere più chiamati.
1. Crea la campagna
Da Chiamate in uscita › + Nuova campagna scrivi il nome, una descrizione interna facoltativa e l'obiettivo: qualificare il lead, fissare un appuntamento, vendita o offerta, sondaggio, promemoria o conferma, personalizzato. Premi «Crea e configura»: si apre la pagina di configurazione.
Crea una campagna per ogni attività, per esempio «Clienti esistenti, offerta A» e «Nuovi clienti, offerta B», con messaggi diversi tra loro.
2. Configura
| Parte | Cosa imposti |
|---|---|
| Generale | Nome, descrizione interna e stato della campagna. |
| Obiettivi della chiamata | Uno o più obiettivi in ordine di importanza (fino a 8), ognuno con il tipo, cosa deve fare con parole tue, quando conta come raggiunto e i dati da raccogliere. Vedi sotto. |
| Identità e messaggio | Nome dell'assistente, se dà del Lei o del tu, messaggio di apertura, tono, lingua. La casella «Dichiara di essere un sistema automatico» va tenuta accesa, per trasparenza verso chi risponde. |
| Copione guidato | Apertura, presentazione dell'offerta, domande di qualifica, risposte alle obiezioni, chiusura, note libere. |
| Azioni | Cosa può fare l'assistente: rispondere alle domande con i tuoi contenuti, fissare un appuntamento, trasferire a una persona (con il numero), programmare un richiamo, raccogliere dati (i campi li scrivi tu, uno per riga), rispettare «non chiamatemi più». |
| Orari di chiamata | Giorni, fascia dalle… alle…, fuso orario, pausa pranzo in cui non chiamare. |
| Blackout e limiti | Niente chiamate nei festivi italiani, altre date escluse, tentativi massimi per contatto, ore tra un tentativo e l'altro, chiamate massime al giorno, chiamate contemporanee, data di inizio e di fine. |
| Motore | «Più preciso su numeri e prezzi» (consigliato per vendere), «Più veloce nelle risposte», oppure «Come le chiamate in entrata». |
Anche in uscita l'assistente non inventa: prezzi e condizioni devono essere scritti nei contenuti o nel copione. Se un dato manca, lo dice.
Gli obiettivi
Una chiamata può avere più scopi: per esempio verificare che la persona sia ancora cliente, presentare il nuovo listino, fissare un appuntamento con il commerciale e aggiornare l'email. Nella campagna, alla voce «Obiettivi della chiamata», li aggiungi con «+ Aggiungi obiettivo» e li metti in ordine con le frecce.
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Tipo | Qualificare il contatto, fissare un appuntamento, presentare un'offerta, fare un sondaggio, ricordare o confermare, verificare un dato, raccogliere dati, oppure «Altro» scritto da te. |
| Cosa deve fare, con parole tue | Per esempio «proporre un sopralluogo gratuito entro 10 giorni». |
| Conta come raggiunto se… | La condizione che a fine chiamata decide se l'obiettivo è raggiunto. Quando scegli il tipo, se il campo è vuoto compare una proposta, che puoi cambiare. |
| Dati da raccogliere | I dati legati a quell'obiettivo, separati da virgola, per esempio «giorno preferito, indirizzo». |
L'assistente segue gli obiettivi in quest'ordine ma asseconda la conversazione: se la persona chiede subito l'appuntamento, lo fissa senza aspettare, e non insiste su un obiettivo se la persona non è interessata. A fine chiamata ogni obiettivo risulta «Raggiunto», «Non raggiunto» o «Non affrontato», con i dati raccolti.
Le campagne create prima di questa funzione hanno un solo obiettivo: lo trovi come primo della lista.
3. Aggiungi i contatti
Dalla pagina della campagna apri «Contatti». Puoi aggiungere un contatto alla volta (telefono, nome, azienda) oppure importare un file CSV con le colonne in quest'ordine: telefono, nome, azienda, email. Solo il telefono è obbligatorio. Va bene anche il CSV salvato da Excel in italiano, con il punto e virgola. I doppioni e i numeri non validi vengono saltati, e alla fine il pannello dice quanti contatti ha importato e quanti ne ha ignorati.
Dalla quinta colonna in poi puoi aggiungere quello che sai di ogni persona, con un'intestazione: per esempio «richiesta», «ultimo acquisto», «scadenza contratto». L'assistente lo usa in chiamata per capire il motivo della telefonata e non chiedere cose che sai già. Non lo legge a voce.
Contatti automatici da modulo, Make, Zapier o CRM
Nella pagina della campagna, nel riquadro «Contatti automatici», premi «Crea l'indirizzo». Ottieni un indirizzo web (webhook) segreto: collegalo al modulo del tuo sito, a Facebook Lead Ads tramite Make o Zapier, oppure al tuo CRM. Ogni contatto inviato lì entra nella campagna prima degli altri e, se la campagna è avviata e siamo negli orari che hai scelto, viene chiamato entro pochi secondi.
Va inviata una richiesta POST, in JSON o come modulo, con almeno il telefono:
{
"phone": "+39 333 1112222",
"name": "Mario Rossi",
"email": "mario@esempio.it",
"company": "Rossi Srl",
"extra_fields": { "richiesta": "preventivo caldaia" }
}Sono accettati anche i nomi italiani dei campi (telefono, nome, azienda). Tutti i campi in più, dentro extra_fields o no, diventano dati che l'assistente usa in chiamata. La risposta dice se il contatto è in coda.
- Se lo stesso numero è già in coda, aggiorniamo i suoi dati senza doppioni.
- Se è stato chiamato nelle ultime 24 ore, non lo richiamiamo: aggiorniamo solo i dati.
- Chi ha chiesto di non essere più contattato resta escluso.
- Al massimo 600 contatti l'ora per campagna.
L'indirizzo è segreto: chi lo conosce può aggiungere contatti alla campagna. Se pensi che l'abbia qualcuno che non deve, premi «Cambia»: quello di prima smette subito di funzionare.
4. Avvia
Nella pagina dei risultati della campagna premi «Avvia campagna»: le chiamate partono negli orari impostati. Con «Metti in pausa» le fermi. Nell'elenco Chiamate in uscita › Le campagne ogni campagna ha uno stato: Bozza, Pronta, In esecuzione, In pausa, Completata, Annullata.
Occupato e non risponde
Se il numero è occupato o la chiamata viene rifiutata, il contatto è segnato «Occupato» e viene richiamato dopo 20 minuti. Se squilla senza risposta, è segnato «Non risponde» e viene richiamato secondo le regole della campagna, fino al numero massimo di tentativi. Quando i tentativi finiscono senza risposta, il contatto diventa «Senza risposta» e non viene più chiamato. Le chiamate senza risposta si chiudono subito e non costano nulla.
Gli stati che vedi nell'elenco dei contatti: «Da chiamare», «Da richiamare», «In chiamata», «Completato», «Non riuscito», «Senza risposta», «Non vuole essere contattato», «Numero non valido».
Tutti i contatti in un elenco
In Chiamate in uscita › Contatti trovi i contatti di tutte le campagne insieme: cerchi per telefono, nome, azienda o email e filtri per campagna, stato, esito e provenienza (lista o contatti automatici). In alto vedi quanti sono da chiamare, da richiamare, completati, senza risposta e quanti non vogliono essere contattati. Con «Esporta CSV» scarichi l'elenco filtrato, con note e dati extra.
Per aggiungere o importare contatti apri invece la campagna e poi «Gestisci contatti».
I risultati
La pagina dei risultati mostra in alto i contatti, quanti sono stati chiamati, le risposte, i lead, chi non vuole essere contattato e le chiamate totali. Sotto c'è l'elenco dei contatti con stato, esito, tentativi, data dell'ultima chiamata, note e conversazione.
Se la campagna ha degli obiettivi, una tabella ti dice per ognuno quanti contatti risultano «Raggiunto», «Non raggiunto» o «Non affrontato». Nell'elenco dei contatti la colonna «Obiettivi» mostra l'esito e i dati raccolti di ogni obiettivo. Passa il mouse sopra una voce per vedere il dettaglio. Anche l'esportazione CSV di Chiamate in uscita › Contatti riporta gli obiettivi.
| Esiti possibili |
|---|
| Ha risposto · Qualificato · Non qualificato · Appuntamento · Vuole essere richiamato · Non interessato · Non risponde · Occupato · Segreteria · Numero non valido · Non vuole essere contattato · Persona sbagliata |
Sono contati come lead i contatti qualificati, quelli con un appuntamento e quelli che hanno chiesto di essere richiamati. Per ogni contatto chiamato puoi aprire la conversazione scritta e, se la registrazione è attiva, l'audio. Tutte le chiamate delle campagne sono anche in Chiamate in uscita › Chiamate fatte.
Chi chiede di non essere più chiamato va rispettato. Tieni attiva l'azione «Rispettare non chiamatemi più»: quei contatti risultano «Non vuole essere contattato».
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