Documentazione › Come si comporta
Messaggi e passaggio a una persona
Ultima revisione:
Quando chi chiama vuole parlare con qualcuno, oppure chiede qualcosa che non è nei tuoi contenuti, l'assistente fa quello che hai deciso tu: prende i recapiti, prende un messaggio, passa la chiamata, oppure dice solo che non ha l'informazione.
Dove si sceglie
In Chiamate in entrata › Come risponde › Come deve comportarsi, blocco 4 «Quando serve una persona». Lo stesso blocco si apre dal menu con Chiamate in entrata › Come risponde › Quando serve una persona. Le scelte di questo blocco valgono in orario. Fuori orario contano quelle del blocco 5 (vedi Orari e fuori orario).
Le quattro scelte
| Scelta | Cosa fa l'assistente |
|---|---|
| Prende i recapiti o un messaggio per farti richiamare | Raccoglie numero ed eventualmente email. Li trovi in «Da richiamare» e nell'email a fine chiamata. |
| Passa la chiamata a una persona | Trasferisce la chiamata al numero che indichi. |
| Passa la chiamata, oppure prende i recapiti se chi chiama preferisce | Lascia scegliere a chi chiama. |
| Non passa e non fa richiamare | Dice solo che non ha l'informazione. |
Passare la chiamata
Se scegli di passare la chiamata, compaiono tre impostazioni:
- Numero a cui passare la chiamata: un fisso o un cellulare italiano. Numeri esteri o a tariffa speciale non sono accettati. Senza numero la pagina non si salva.
- Prima di passarla dice: la frase che sente chi chiama, per esempio «La metto in contatto con un collega».
- La passa quando: chi chiama chiede di parlare con una persona, chi chiama insiste o non è soddisfatto, l'assistente non trova la risposta. Puoi spuntarne più di uno.
L'assistente promette solo quello che hai previsto. Se non hai scelto di passare la chiamata, non lo propone mai, nemmeno se chi chiama insiste: offre la richiamata o il messaggio, secondo le tue scelte. A chi insulta non passa mai la chiamata.
Farti richiamare
Se scegli la richiamata, decidi come prende il numero:
- propone il numero da cui chiama: «Posso farla ricontattare al numero da cui ci sta chiamando?». Chiede un altro numero solo se chi chiama dice di no o se il numero è nascosto.
- chiede sempre il numero.
Puoi spuntare «chiede anche l'email» e scrivere la frase che dice dopo aver preso i recapiti, per esempio «Un collega la richiamerà al più presto».
I messaggi
Con la casella «Chi chiama può lasciare un messaggio in qualsiasi momento», attiva di serie, chi chiama può sempre dettare un messaggio, anche in orario e anche se non hai scelto la richiamata. L'assistente chiede nome e messaggio, li ripete per conferma e tu li trovi in Chiamate in entrata › Da richiamare, segnati come «Messaggio». Il messaggio viene scritto, non salvato come audio.
La casella si trova nel blocco 5 «Fuori orario», che compare solo quando hai scelto «Ho degli orari di lavoro».
La pagina Da richiamare
In Chiamate in entrata › Da richiamare trovi chi ha chiesto di essere ricontattato e i messaggi lasciati. Nel menu, accanto alla voce, compare il numero di richieste ancora aperte.
| Scheda | Cosa contiene |
|---|---|
| Da contattare | Le richieste nuove. |
| Contattati | Quelle che hai segnato con «Contattato». |
| Chiusi | Quelle chiuse con «Chiudi». Si possono riaprire con «Riapri». |
| Tutti | L'elenco completo. |
Per ogni richiesta vedi data e ora, telefono, email se è stata data e motivo. Con «Nota» aggiungi un appunto, per esempio l'esito della telefonata. Anche la Panoramica mostra quante persone sono da richiamare.
Prova prima di affidarti
Dopo aver scelto, chiama il tuo numero e chiedi di parlare con una persona. Controlla che la chiamata arrivi al numero giusto, oppure che la richiesta compaia in «Da richiamare». Se passi la chiamata a un cellulare, prova anche quando il cellulare è occupato o spento, per sapere cosa sente chi chiama.
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