Documentazione › Come si comporta
Orari e fuori orario
Ultima revisione:
L'assistente risponde sempre, a qualsiasi ora. Gli orari servono a decidere cosa fa quando serve una persona: in orario può passarti la chiamata, fuori orario prende un messaggio o i recapiti per farti richiamare.
Dove si impostano
In Chiamate in entrata › Come risponde › Come deve comportarsi, blocco 3 «Orari del servizio». In alto a destra del blocco vedi se in questo momento l'iniziativa risulta aperta o chiusa («Adesso: aperto» o «Adesso: chiuso»): è un controllo veloce per sapere se gli orari sono giusti.
Le due scelte
| Scelta | Cosa succede |
|---|---|
| Sempre attivo, 24 ore su 24 | L'assistente si comporta allo stesso modo a qualsiasi ora. Il blocco «Fuori orario» non compare, perché non c'è un fuori orario. |
| Ho degli orari di lavoro | Indichi giorni e fasce. Fuori da quelle fasce valgono le regole del blocco 5 «Fuori orario». |
Giorni e fasce
Per ogni giorno della settimana spunti se sei aperto e scrivi una fascia, dalle… alle…. Puoi aggiungere una seconda fascia facoltativa, per esempio per la pausa pranzo: 9:00–13:00 e 14:30–18:30. L'inizio di una fascia deve venire prima della fine, altrimenti il pannello te lo segnala e non salva.
Giorni di chiusura
Nel campo «Giorni di chiusura» le date si scrivono come giorno/mese, separate da virgola. Le festività nazionali sono già inserite: 1 e 6 gennaio, Pasquetta, 25 aprile, 1 maggio, 2 giugno, 15 agosto, 1 novembre, 8, 25 e 26 dicembre. La data di Pasquetta si calcola da sola ogni anno. Aggiungi ferie e ponti, per esempio 14/08.
Fuori orario
Il blocco 5 «Fuori orario» dice cosa fa l'assistente quando sei chiuso e serve una persona. Alle domande risponde comunque, con i tuoi contenuti.
| Scelta | Cosa dice e cosa fa |
|---|---|
| Prende un messaggio | Dice che ora siete chiusi e quando riaprite, e registra il messaggio. Non passa mai la chiamata. |
| Prende i recapiti per farti richiamare all'apertura | Dice quando riaprite e raccoglie il numero per farti richiamare. Non passa mai la chiamata. |
| Fa come in orario | Si comporta come di giorno, compreso il passaggio della chiamata se l'hai scelto nel blocco 4. |
Per le nuove iniziative la scelta di partenza è «Prende un messaggio». Messaggi e recapiti li trovi in Chiamate in entrata › Da richiamare.
Con le prime due scelte l'assistente non passa mai la chiamata fuori orario e non la promette, nemmeno se chi chiama insiste. Se di notte serve un reperibile, scegli «Fa come in orario» e indica il numero nel blocco 4.
Il caso tipico: un numero verde che risponde di notte
Hai un ufficio che risponde in orario e vuoi che di notte, nei festivi e nelle chiusure chi chiama trovi comunque una risposta. Ecco come si imposta. Il racconto completo, con cosa succede al telefono e cosa trovi il mattino dopo, è nel caso d'uso Numero verde di notte e nei festivi.
- Crea un'iniziativa con il nome del numero, per esempio «Numero verde assistenza».
- Carica i contenuti che servono a chi chiama di notte: orari dell'ufficio, procedure, domande frequenti, cosa fare in caso di guasto se è scritto nelle tue procedure.
- Scegli «Ho degli orari di lavoro», scrivi le fasce dell'ufficio e aggiungi le chiusure.
- Nel blocco «Fuori orario» scegli «Prende un messaggio» oppure «Prende i recapiti». In entrambi i casi dice quando riaprite.
- Se di notte serve un reperibile, scegli invece «Fa come in orario» e indica il numero nel blocco 4.
- Fai le prove scritte con le domande vere che arrivano al numero.
- Fai arrivare le chiamate all'iniziativa, solo di notte oppure sempre: vedi Collegare il numero.
- Al mattino apri Chiamate in entrata › Da richiamare: trovi messaggi e recapiti della notte.
Orari degli appuntamenti e delle campagne
Gli orari di questa pagina non sono quelli dell'agenda né quelli delle campagne in uscita. L'agenda ha i suoi giorni e le sue fasce in Chiamate in entrata › Appuntamenti (vedi Appuntamenti). Ogni campagna ha i suoi orari di chiamata (vedi Chiamate in uscita).
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